Event Organizer? Kenali Dulu Tugas dan Struktur Organisasi

Event Organizer – Bagi Anda yang berdomisili di daerah perkotaan, tentu tidak asing dengan jasa penyelenggara acara atau Event Organizer. Bahkan, kehadirannya selalu digunakan dalam mengadakan acara seperti pernikahan, konser, ulang tahun dan sebagainya. Tapi, apakah Anda benar – benar sudah kenal dengan penyedia jasa yang satu ini?

Baca Juga : Tali ID Card untuk Perusahaan dan Acara Tanpa Minimal Order

Event Organizer Adalah…

Menurut Wikipedia, Event organizer atau yang memiliki nama lain event management atau penyelenggara acara adalah sebuah perusahaan jasa professional yang melayani pengurusan sebuah acara. Acara yang tersebut diselenggarakan oleh seseorang maupun perusahaan seperti festival, konser, pesta pernikahan, pameran, dan sebagainya.

Jasa yang satu ini tidak bisa main – main, mereka punya tugas dan tanggung jawab yang besar dalam menyukseskan acara Anda.

Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer

1. Merencanakan Fasilitas

Tugas dan kewajiban EO yang selanjutnya adalah merencanakan fasilitas seperti menyiapkan lokasi tempat berlangsungnya acara, mencari katering, menyiapkan MC atau pembawa acara.

Selain itu juga menyiapkan dekor, daftar tamu undangan, daftar susunan acara, mencari hiburan tambahan seperti band; tim orchestra; solo performance; dan sebagainya. Hingga membuat izin atau mengajukan proposal penyelenggaraan acara tersebut kepada pihak berwajib.

2. Bekerja Bersama Klien

Event organizer memang bertugas untuk merencanakan segala sesuatu terkait prapelaksanaan, pelaksanaan hingga pasca pelaksanaan suatu acara. Namun, hal tersebut tidak lantas membuat para klien lepas tangan. Dalam merencanakan sebuah acara, pihak EO tetap harus berkonsultasi dengan pihak klien.

Event organizer harus mengetahui keinginan-keinginan pihak klien. Misalkan, klien ingin mengadakan konser, maka pihak EO harus tahu apakah klien ingin konser indoor atau outdoor. Apakah para penonton akan dibiarkan berdir atau duduk. Apakah para pengunjung boleh memotret maupun merekam selama konser atau tidak, dan sebagainya.

3. Memastikan Kelancaran Berlangsungnya Suatu Acara

Tidak hanya menyiapkan fasilitas praacara, EO juga harus mengawasi selama acara berlangsung. Tujuannya tentu supaya acara tersebut berjalan lancar. Misalkan MC yang telah dipilih mengalami masalah di perjalanan sehingga akan telat. Pihak EO harus mencari solusi agar acara bisa dimulai tepat waktu.

4. Melakukan Review

Setelah tugas-tugas utama tersebut berakhir, tim EO harus melakukan review apakah para klien merasa puas atau tidak. Jika tidak puas, harus dilakukan perbaikan agar ke depannya tidak ada keluhan.

Bisnis Event Organizer

Di zaman modern yang segalanya dituntut untuk bekerja secara cepat bisnis EO menjadi bisnis yang sangat menguntungkan. Sebab kini orang-orang banyak yang ogah repot untuk menyusun dan menyiapkan acara sendiri. Alasannya sih tidak sempat. Oleh karena itu, jika kamu ingin mencoba berwirausaha, kamu bisa membuka event organizer.

Baca Juga :Ide Souvenir untuk Perikahan untuk EO

Struktur Event Organizer

Jika kamu tertarik untuk membuka bisnis event organizer, kamu perlu tahu struktur event organizer terlebih dahulu. Secara garis besar, struktur event organizer terdiri dari:

1. General Manager

General manager atau manajer umum merupakan manajer yang bertugas mengendalikan dan mengawasi sebuag event organizer secara keseluruhan.

2. Admin Keuangan Umum

Bertugas untuk mengatur dan mencatat keunganan perusahaan event organizer secara keseluruhan.

3. Project Manager

Manager projek adalah manajer yang memimpin berlangsungnya sebuah projek. Jika sebuah event organizer memiliki beberapa projek dalam waktu bersamaan, projek manager terdiri dari jumlah projek tersebut. Misalkan sebuah EO memiliki ditunjuk untuk mengadakan konser, seminar, dan pesta pernikahan dalam waktu yang bersamaan.

Sebaiknya masing-masing projek tersebut memiliki project manager yang berbeda-beda.

Di bawah setiap projek manager nantinya masih dibagi beberapa divisi seperti:

• • Admin Projek

bertugas untuk mencatat segala hal yang berkaitan dengan projek seperti masukan-masukan dari klien, update kepada pihak klien, mengingatkan anggota projek yang lain mengenai deadline, dan sebagainya

• • Venue dan Hotel

Bertugas untuk mencari venue, hotel, maupun akomodasi yang lain.

• • Scientific Program and Speakers

Bertugas untuk mencari MC, pembicara, membuat daftar susunan acara.

• • Dapertemen IT

Bertugas untuk menyiapkan segala kebutuhan teknologi dan informasi untuk projek yang akan dilaksanakan seperti audio video, lighting, dan kebutuhan teknis di tempat berlangsungnya projek

• • Marketing Projek

Divisi ini hanya diperlukan jika projek yang dilaksanakan merupakan projek berprofit seperti konser, pameran pendidikan, pameran buku, pameran seni, dan sebagainya.

Tugasnya untuk memasarkan projek tersebut baik secara offline maupun online, mencari sponsor, membuat mercahndise atau souvenir event organizer.

• • Admin Keuangan Projek

Bertugas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran dana projek. Admin keungan projek juga bertugas untuk menyusun perkiraan biaya yang harus dikeluarkan untuk projek yang berlansung, lalu mengajukan proposal pendanaan kepada admin keuangan umum.

• • Logistik

Bertugas untuk menyediakan transportasi, visa, mencari tourist guide, hingga mencari hiburan tambahan untuk acara yang akan diselenggarakan.

4. Marketing Umum

Marketing umum merupakan bagian yang bertugas untuk memasarkan perusahaan EO secara keseluruhan.

Itulah struktur event organizer. Jika Anda perhatikan, seorang projek manager membawahi banyak divisi. Divisi-divisi tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap event organizer.

Baca Juga : Co Card Keren Untuk Kartu Panitia

Tips jadi EO Sukses

Jika sudah mantap untuk membangun event organizermu, di bawah ini ada bebreapa tips jadi EO sukses yang bisa kamu terapkan dalam menjalankan bisnismu:

1. Perbanyak Relasi

Memiliki banyak relasi adalah hal yang sangat penting bagi pemilik EO. Kamu harus mencari banyak kenalan pemilik maupun pimpinan hotel, catering, transportasi massal, hingga vendor souvenir event organizer. Langkah ini untuk mengantisipasi jika klienmu tidak cocok dengan harga yang ditawarkan, kamu bisa memberikan alternatif lain.

Bukan hanya itu, kesempatanmu untuk mendapatkan diskon juga semakin besar. Misal, perusahaan A, B, hingga C tidak mau memberikan diskon, maka kamu bisa merayu perusahaan D, E, dan seterusnya.

2. Terapkan “Untung Dikit, Margin Luas”

Jika kamu baru saja memulai bisnis EO, maka lakukan promosi dengan cara memberikan harga murah. Di awal memulai bisnis EO, hal yang paling penting adalah EO-mu dikenal dulu oleh banyak orang. Jika banyak orang yang memilih EO-mu, artinya keuntunganmu juga makin banyak.

Namun, jika kamu lansung mencari keuntungan banyak dan menawarkan harga yang mahal kepada calon klien, pasti calon klienmu akan lari.

3. Promosi Gratis Lewat Souvenir Event Organizer

Untuk menekan biaya promosi, kamu bisa melakukan promosi secara tidak lansung melalui souvenir event organizer. Kamu dapat mencetak nama EO-mu pada souvenir-souvenir yang dibayar oleh pihak klien. Namun, kamu harus meminta izin kepada klien dahulu.

Kamu dan klienmu bisa melakukan barter: kamu memberikan diskon harga souvenir organizer, klienmu mengizinkanmu untuk mencetak nama perusahaan EO-mu pada souvenir tersebut.

4. Cepat Tanggap dan Selalu Memberikan Update

Sebagian besar klien tidak suka menunggu terlalu lama, oleh karena itu kamu harus memilih pegawai yang cepat tanggap dan selalu memberikan update kepada para klien agar klien-klienmu tidak kesal. Misalkan jika gedung sudah dapat, beritahu ke klien. Jika catering sudah dapat, beritahu ke klien mengenai paket makanan yang ditawarkan oleh catering tersebut, dan sebagainya.

Contoh Event Organizer

Selain mengikuti tips jadi EO sukses di atas, kamu bisa mengamati dan meniru cara kerja EO-EO yang ada di Solo, Semarang, Jakarta, Purwokerto, Bandung, Surabaya, Jogja dan kota-kota lain di Indonesia. Berikut beberapa contoh event organizer yang bisa kamu jadikan patokan dalam menjalankan bisnismu:

• DMP EO (spesialis EO perusahaan dan perguruan tinggi)

• Kaniki (spesialis EO perusahaan)

• Luvisa (EO perusahaan, konser, dan event)

• Weddingku (wedding organizer)

• V&Co Jewellery (wedding organizer)

Mau print dan cetak kebutuhan EO, hubungi Admin 3 :